Pirmiausia, pasak G. Butkaus, pakliuvus į situaciją „viskas dega - nieko nespėju“, reiktų ramiai atsisėsti, užsirašyti visus savo darbus su labai konkrečiais galutiniais jų terminais ir įsivertinti, kuriuos darbus privalote suspėti ir turite jų imtis dabar, kuriuos galite atidėti kitai dienai ar savaitei, o kurių geriau atsisakyti išvis.
Teisingi prioritetai - viena svarbiausių planavimo dalių
Planuoti savo laiką paprastai pradedame nuo paprasčiausio darbų sąrašo sudarymo: vienoje vietoje (popieriuje ar elektroniniu formatu) užsirašome viską, ką turime padaryti ir apie ką žinome šią minutę. Kai kažką padarome – išbraukiame, kai ateina naujas darbas – įrašome. Kitas žingsnis – suprasti, kokius darbus būtina padaryti šiandien, ir tai lengva padaryti įsivertinus darbų skubumą pagal jiems nustatytą galutinį terminą.
Turint konkretų darbų sąrašą su visais darbais, galima pradėti planuoti darbus daugiau, nei vienai dienai. Tam paprastai naudojamas kalendorius jame žymint būsimus suplanuotus darbus.
Praktinis patarimas sudėtingiems ir didelės apimties darbams: jei kažkoks darbas užtrunka daugiau nei keturias valandas arba jam atlikti reikia daugiau nei 2 žingsnių, vertėtų pasirengti atskirą veiksmų planą su etapais ar atskiromis užduotimis, jų trukmėmis ir konkrečiomis datomis, kada tai darysite.
Kita praktika, kuri padeda racionaliau nuspręsti, ko būtina imtis šiandien ir kada pradėti darbus su vėlesniais terminais - prioritetų nusistatymas. Yra posakis, jog „svarbūs darbai niekada nebūna skubūs“, todėl mes juos atidėliojame iki paskutinės minutės, kai nebebūna kur trauktis, o tuomet mus užgriūva dar ir kiti neplanuoti dalykai ar susikaupusi rutina. Siekiant išvengti darbo „gaisrininko režimu“ pasistenkite darbus suplanuoti ir pabaigti anksčiau, nei sueina galutinis jų terminas, o bet kokį naują darbą įvertinkite pagal jo svarbą ir skubumą. Nebūtina į visus prašymus sureaguoti tuojau pat - svarbiausia, kad ir jūsų svarbūs darbai būtų baigti laiku, ir išeitumėte namo pasibaigus darbo laikui.
Tačiau, G. Butkaus teigimu, planuoti yra viena, o laikytis plano – kita. Tam reikia ir valios, ir disciplinos, ir kitų įgūdžių, pavyzdžiui, mokėjimo derinti interesus, sakyti „ne“, kūrybiškai ieškoti sprendimų sudėtingose situacijose ar mandagiai apriboti save nuo nereikšmingų dalykų ar neproduktyvaus bendravimo.
Patarimai planuojančioms
Tobulai suplanuota darbo diena – ne tada, kai ryte minučių tikslumu susiplanuojate visas aštuonias darbo valandas, o tada, kai iki dienos pabaigos padarote visus tai dienai suplanuotus darbus. Tuo tikslu patariama per dieną pasilikti bent 1,5 valandos neplanuoto laiko įvairiems netikėtiems ar nenumatytiems dalykams. Tokiu būdu galima tarsi apsaugoti didžiąją dalį suplanuoto laiko svarbiausiems jūsų dienos darbams.
Viena svarbiausių laiko planavimo taisyklių, pasak G. Butkaus, yra tokia: pradėti per vėlai reiškia pavėluoti. Turint konkretų darbą ar užduotį su konkrečiu galutiniu laiko terminu, reiktų iš anksto įvertinti (suprognozuoti, apskaičiuoti), kiek laiko užtruksite prie jo, ir pradėti anksčiau, nei atrodo, kad spėsite, pasiliekant „laiko buferį“ iki galutinio termino įvairiems netikėtumams amortizuoti.
Planuodami būkite ne optimistai, o realistai. Ar planuojate atskirą darbą, ar kelis darbus dienai – atsižvelkite į tai, jog kažkas gali vykti ne pagal planą, kažkam gali reikėti daugiau laiko, pavyzdžiui, reikalingų duomenų negausite iš karto arba klientui negalėsite prisiskambinti tą dieną. Geriau iš karto susitarti dėl „atsargaus“ laiko termino, nei vėliau atsiprašinėti, kad nespėjate.
Sudėtingiausiems darbams pasirinkite produktyviausią laiką. Žmogaus produktyvumas svyruoja paros eigoje, ir tai yra dėsninga. Svarbiausius, sudėtingiausius, daugiausiai dėmesio reikalaujančius darbus planuokite atlikti nuo 9 val. iki 12 val. arba nuo 15 val. iki 17 val. Kelias valandas po pietų geriausia skirti paprastiems, rutininiams darbams, informacijos rinkimui ar perdavimui, informacinio pobūdžio susirinkimams ar susitikimams.
Žinokite, ko norite, prieš pradėdami darbą. Dieną pradėkite su aiškiu planu, ką būtinai turite atlikti tą dieną. Visi nauji darbai ar prašymai turėtų tilpti tarp jau iš anksto suplanuotų darbų, o jeigu kažkas vis dėlto netelpa, nusistatykite prioritetus – galite perkelti vėlesniam laikui neskubius darbus.
Žinokite tiksliai, ko kiti tikisi iš jūsų – bet kokią užduotį ar prašymą apsibrėžkite aiškiai ir konkrečiai, pasitikrinkite, ar vienodai su prašančiuoju suprantate galutinį rezultatą, įsitikinkite, jog laiko terminas yra apibrėžtas konkrečiai ir realistiškai.
Gimus vaikui nereikia stengtis gyventi kaip anksčiau
Vaiko gimimas – labai svarbus įvykis gyvenime. Didžiausia klaida, kurią galima padaryti, pasak G. Butkaus, – norėti kuo greičiau grįžti į senas vėžes. Tačiau vėžės jau yra naujos, ir jomis važiuoti reikia kitu būdu.
Visų pirma, G. Butkaus teigimu, reiktų peržiūrėti lūkesčius sau: kiek dabartiniu laikotarpiu laiko skirti vaikui, kitiems šeimos nariams, savo asmeniniams poreikiams ir darbui. Jei to nepadarysime, teks kažko atsisakyti: juk ir vaikui reikia dėmesio, ir norisi išlaikyti tą patį pastangų, dedamų į darbą ar karjerą, kiekį. Pagrindinis klausimas, jei nenorime perskirstyti laiko „naujoje realybėje“: ką tuomet aukosime ir kokios bus to pasekmės? Kita vertus, žmonės turi gebėjimą prisitaikyti prie naujų sąlygų ir pasikeitusių aplinkybių, ypač jei kažko labai norima ir to sąmoningai siekiama.
Tikriausiai nėra nė vieno žmogaus, kuris „suspėtų viską“, tačiau, pasidarę aplinkui, galime pamatyti daug žmonių, kurie spėja tai, ką yra suplanavę. Susitarę ir susiderinę iš anksto, tikrai galime rasti laiko sau svarbiai ir maloniai veiklai.
Nors visų situacijų suplanuoti neįmanoma, itin praverčia lankstumas ir kūrybingumas. Kaip susitvarkyti su darbais, jei susirgo vaikas? Reikia ieškoti alternatyvų: galbūt galima laikinai darbus perduoti kolegai, atidėti terminus, svarbiausius darbus atliktu būnant namie ar pasitelkti artimųjų pagalba slaugant vaiką.
Užsakymo nr.: PT_67734718